Wissen von A-Z
Rund um das E-Office tauchen viele neue Begrifflichkeiten auf. Hier gilt es den Überblick zu bewahren.
Digital Compliance hilft mit Wissen von A-Z.
A
Archivierung
Archivierung bezieht sich auf die langfristige Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen und Dokumenten gemäß den GoBD-Anforderungen.
Abgabenordnung
Die Abgabenordnung (AO) ist das deutsche Steuergesetz, das die Grundlagen für Steuerverfahren und -verwaltung festlegt. Die GoBD beziehen sich auf die AO und deren Einhaltung.
B
Beleg
Eine Betriebsprüfung ist eine Untersuchung der Finanzbehörden zur Überprüfung der steuerlichen Aufzeichnungen und Prozesse eines Unternehmens, um die Einhaltung der Steuergesetze sicherzustellen.
Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung ist eine Untersuchung der Finanzbehörden zur Überprüfung der steuerlichen Aufzeichnungen und Prozesse eines Unternehmens, um die Einhaltung der Steuergesetze sicherzustellen.
C
Cloud Computing
Cloud Computing bezieht sich auf die Nutzung von cloudbasierten Diensten und Speicherlösungen für die Aufbewahrung von digitalen Aufzeichnungen.
Compliance
Compliance bezieht sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien. In Bezug auf die GoBD bedeutet dies, dass Unternehmen die digitalen Aufzeichnungen und Prozesse gemäß den Vorgaben umsetzen.
D
Dokumentation
Die Dokumentation umfasst alle schriftlichen Unterlagen, die die Umsetzung der GoBD-Anforderungen und Prozesse beschreiben.
Datenzugriff
Datenzugriff bezieht sich auf die Möglichkeit, elektronische Aufzeichnungen, Daten und Dokumente im Rahmen einer Betriebsprüfung den Finanzbehörden zugänglich zu machen.
E
E-Office
E-Office steht für “Electronic Office” oder “Elektronisches Büro” und bezieht sich auf die Nutzung von Informationstechnologie (IT) und elektronischen Systemen, um Büroarbeit und Geschäftsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Es beinhaltet die Verwendung von Computern, Software-Anwendungen, Kommunikationstechnologien und elektronischen Dokumenten, um Büroaufgaben zu automatisieren, den Informationsaustausch zu erleichtern und die Arbeitsweise von Organisationen zu verbessern.
E-Rechnung
ine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in digitaler Form zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen wird eine E-Rechnung nicht auf Papier gedruckt und per Post versandt, sondern elektronisch erstellt, übertragen und empfangen. Dieser Prozess erfolgt in der Regel unter Verwendung von standardisierten elektronischen Datenformaten, die den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen den Parteien erleichtern. E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten übermittelt werden, darunter strukturierte Formate wie XML oder EDI (Electronic Data Interchange) sowie PDF- oder andere maschinenlesbare Formate.
Einzelaufzeichnungspflicht
Die Einzelaufzeichnungspflicht nach den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) bezieht sich auf die Verpflichtung von Unternehmen und Selbstständigen, einzelne Geschäftsvorfälle und Buchungen detailliert und einzeln zu dokumentieren. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD und dient der Gewährleistung der ordnungsgemäßen Buchführung und Transparenz in der Finanzbuchhaltung.
Konkret bedeutet die Einzelaufzeichnungspflicht, dass jedes Geschäftsgeschehen und jeder wirtschaftliche Vorgang in der Buchführung so erfasst werden muss, dass er nachvollziehbar ist. Dies schließt ein, dass für jede Geschäftstransaktion eine klare und vollständige Dokumentation vorhanden sein muss, die Folgendes umfassen kann:
Elektronische Aufzeichnungen
Elektronische Aufzeichnungen sind digitale Dokumente und Daten, die gemäß den GoBD-Anforderungen aufbewahrt und verarbeitet werden müssen.
F
Fälschungssicherheit
Fälschungssicherheit stellt sicher, dass elektronische Aufzeichnungen und Dokumente vor unbefugten Änderungen geschützt sind.
Finanzbehörden
Finanzbehörden sind staatliche Institutionen, die für die Verwaltung und Durchsetzung der Steuergesetze zuständig sind.
G
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind allgemeine Regeln und Standards für die Buchführung und Aufzeichnung von Geschäftstransaktionen.
GoBD
GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.” Es handelt sich um eine Verwaltungsvorschrift in Deutschland, die die rechtlichen Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen, insbesondere in elektronischer Form, regelt. Die GoBD haben das Ziel, die Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit von steuerrelevanten Informationen sicherzustellen. Die GoBD sind für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland verbindlich, die steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeiten. Dazu gehören die Buchführung, Rechnungswesen und die Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen. Die Verwaltungsvorschrift gibt klare Anweisungen zur ordnungsmäßigen Buchführung, zur Archivierung elektronischer Daten und zur Prüfung durch die Finanzbehörden. Die Einhaltung der GoBD ist für die Steuerfestsetzung und steuerliche Prüfungen von großer Bedeutung.
GoBD-Konformität
GoBD-Konformität bedeutet, dass Unternehmen die Anforderungen des GoBD-Erlasses erfüllen und ihre digitalen Aufzeichnungen entsprechend verwalten.
H
Hochverfügbarkeit
Hochverfügbarkeit bezieht sich auf die Verfügbarkeit von elektronischen Aufzeichnungen und Daten, insbesondere während einer Betriebsprüfung.
Handelsrecht
Das Handelsrecht umfasst gesetzliche Bestimmungen und Regeln, die für die Buchführung und Rechnungslegung von Unternehmen gelten.
I
Inhaltliche Ordnung
Die inhaltliche Ordnung bezieht sich auf die strukturierte und geordnete Ablage von elektronischen Aufzeichnungen und Dokumenten.
Integrität
Integrität bezieht sich auf die Unveränderlichkeit und Authentizität von digitalen Aufzeichnungen, die sicherstellen soll, dass Daten nicht unbemerkt manipuliert werden können.
J
Journal
Ein Journal ist ein Buchführungsdokument, das alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens in chronologischer Reihenfolge aufzeichnet.
Jährliche Aufbewahrungsfrist
Die jährliche Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange elektronische Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, normalerweise zehn Jahre.
K
Konformität
Konformität bedeutet die Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen, einschließlich der GoBD.
Kassensystem
Ein Kassensystem ist eine Software oder Hardware, die für die Erfassung von Kassentransaktionen verwendet wird und den GoBD-Anforderungen entsprechen muss.
L
Löschungsschutz
Löschungsschutz bezieht sich auf Maßnahmen, die sicherstellen, dass elektronische Aufzeichnungen nicht vorzeitig gelöscht werden und für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Langfristige Speicherung
Die langfristige Speicherung betrifft die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen über die gesetzlich vorgeschriebene Frist hinaus.
M
Manipulationssicherheit
Manipulationssicherheit stellt sicher, dass digitale Aufzeichnungen vor unbefugten Änderungen geschützt sind.
Mängelprotokoll
Ein Mängelprotokoll dokumentiert alle festgestellten Mängel und Abweichungen bei der Umsetzung der GoBD-Anforderungen.
N
Nachvollziehbarkeit
Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass alle Veränderungen an elektronischen Aufzeichnungen und Dokumenten dokumentiert und nachverfolgt werden können.
Nichtveränderbarkeit
Nichtveränderbarkeit stellt sicher, dass elektronische Aufzeichnungen nicht ohne angemessene Dokumentation geändert werden können.
O
Ordnungsmäßigkeit
Ordnungsmäßigkeit bezieht sich auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von Dokumenten.
Ordnungsmäßigkeitskriterien
Die Ordnungsmäßigkeitskriterien sind spezifische Anforderungen und Regeln für die Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftstransaktionen.
P
Prüfbarkeit
Prüfbarkeit gewährleistet, dass Finanzbehörden die digitalen Aufzeichnungen und Prozesse während einer Betriebsprüfung überprüfen können.
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung bezieht sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Verarbeitung von Geschäftstransaktionen.
Q
Qualifizierte elektronische Signatur
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine spezielle Art der digitalen Signatur, die in bestimmten Fällen den handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt ist.
Qualifizierte elektronische Aufzeichnungssysteme
Qualifizierte elektronische Aufzeichnungssysteme sind Softwarelösungen, die den GoBD-Anforderungen entsprechen und zur Aufzeichnung von Geschäftstransaktionen verwendet werden.
R
Revisionssicherheit
Revisionsicherheit stellt sicher, dass alle Änderungen an elektronischen Aufzeichnungen lückenlos dokumentiert werden.
Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung ist eine Überprüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, um die Richtigkeit der Buchführung sicherzustellen.
S
Speicherung
Die Speicherung bezieht sich auf die Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften.
Sicherungskopie
Eine Sicherungskopie ist eine Kopie von elektronischen Aufzeichnungen, die zur Sicherung und Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts erstellt wird.
T
Taxonomie
Eine Taxonomie ist eine systematische Klassifizierung von Dokumenten und Daten, um ihre Auffindbarkeit und Verwaltung zu erleichtern.
Technische Sicherheitsmaßnahmen
Technische Sicherheitsmaßnahmen sind Vorkehrungen zur Sicherung von elektronischen Aufzeichnungen und Daten, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
U
Unveränderlichkeit
Unveränderlichkeit gewährleistet, dass elektronische Aufzeichnungen nicht ohne entsprechende Dokumentation geändert werden können.
Unveränderliche Aufzeichnung
Eine unveränderliche Aufzeichnung ist eine, die nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden kann.
V
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Prozesse und Verfahren, die zur Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden.
W
Wirtschaftsjahr
Das Wirtschaftsjahr ist der Zeitraum, in dem ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit und Finanzdaten erfasst.
Workflow-Management
Workflow-Management bezieht sich auf die Steuerung und Automatisierung von Arbeitsabläufen, einschließlich der Verarbeitung von Geschäftstransaktionen.
X
XML (Extensible Markup Language)
XML ist eine Markup-Sprache, die häufig zur Strukturierung von Daten in elektronischen Aufzeichnungen verwendet wird.
XML-Schema
Ein XML-Schema ist eine formale Beschreibung der Struktur und des Aufbaus von XML-Dokumenten, die in elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden.
Y
Year-End-Closing
Year-End-Closing ist der Prozess der Abschlussarbeiten am Ende des Geschäftsjahres, einschließlich der Überprüfung und Archivierung von elektronischen Aufzeichnungen.
Y2K-Konformität
Y2K-Konformität bezieht sich auf die Fähigkeit von Software und Systemen, das Jahr 2000 und den Jahr-2000-Bug ordnungsgemäß zu verarbeiten
Z
Z3 Zugriff
Der Z3 Zugriff bezieht sich auf die Möglichkeit der Finanzbehörden, während einer Betriebsprüfung auf elektronische Aufzeichnungen und Daten zuzugreifen.
Zugriffskontrolle
Die Zugriffskontrolle regelt, wer auf elektronische Aufzeichnungen zugreifen darf und welche Aktionen sie durchführen können.
